一、在引进酒店管理系统前，首先要聘请一位电脑部经理，最好是电脑专业毕业，具有同档次酒店、同岗位工作经验的男性青年。如果没有酒店管理经验及运作知识的，最好先送他到使用该管理系统的酒店或同行酒店的电脑部接受短期培训，之后由其负责执行酒店管理系统引进工程。
注：①不同档次的酒店，对电脑管理系统的需求是不同的，酒店的星级越高，对管理模块要求就越多、功能就越细。②在酒店电脑房，经理与主管的工作职责上是有差别的，主要在于前者是整个系统的管理者，而后者则是执行者。如果新上一套酒店管理系统，最好挑选经验丰富的管理者（或聘请专业顾问）。因为在项目实施过程中，一定会遇到：与上级的沟通问题、决策问题、协调问题等非技术性问题。尽量少走弯路，少买教训。③酒店电脑房的数据处理、故障诊断、问题排除等工作一般都选择在晚上、客流量少的时候进行，因此，电脑房经理经常需要夜值，故选择男性较佳。
二、组织有关人员市场调研，前往同档次的酒店参观学习。另外，不同档次酒店的管理系统也值得一看。在学习的过程中，找到本酒店的定位。借鉴同行的经验，总结、整理出本酒店的管理系统功能需求书。
三、根据所制定的需求书，寻找专业的酒店管理软件公司。这里要注意的是：酒店将买回的是一套酒店管理思想，而不是一套操作系统。今后，酒店的运作模式、各部门之间的衔接就必须按酒店管理系统的要求执行。
不是所有的软件公司都能编出好的酒店管理系统，它必须通过几个硬性指标的检验：
其一，该酒店管理软件在编制过程中，是否有曾经在酒店工作过的、有丰富酒店管理经验的总经理、财务总监、销售总监、房务总监参与、审定？如果没有，其酒店管理思想如何形成？如何达到酒店宏观控制、微观调节、系统管理的要求？
其二，该酒店电脑管理系统的用户数量有多少？近几年市场份额占有情况，是否有上升趋势？如果用户数量太少，建议不予考虑。
其三，该公司员工是否具备一定的素质和酒店管理知识，能否与酒店员工进行良好的交流和合作？
其四，售后服务及系统维护情况如何？
四、在做出决定以前，一定要组织人员到该系统用户处（酒店）了解该系统的运行情况和存在的问题。
五、与软件公司一起，制订酒店管理系统的长期规划及分期实施的总体方案。在设备档次、网络设计及系统平台的兼容性等方面均要认真、仔细考虑，因为这关系到系统的扩展和完善，可避免设备浪费和重复投资。
六、在选择硬件设备及系统平台时，最好先听取软件公司的意见，采用市场上比较常见的、易于维护和升级的系统。从酒店系统的安全性和稳定性考虑，建议酒店最好采用优质的原装电脑和高档网络设备。因为，酒店管理系统是二十四小时连续运行的，如果选择没有品牌的电脑设备，很难保证就酒店系统长期、正常、稳定运转。
七、为了避免今后出现电脑故障时责任不清、互相推脱等问题，建议将系统集成、软件、硬件几块都由软件公司一家完成。现在，市场上硬件的价格透明度比较高，可由酒店根据市场情况确定硬件的价格，再由软件公司统一提供，且完成安装调试的工作。
八、在合同当中，除了平常所要注意的事项外，还要软件公司详细列出本次所购买的软件模块、接口；系统的安装调试、培训、使用（切换）计划；软件公司所提供的技术服务项目及措施；（争取最长的）免费维护时间，维护期过后的维护费用；酒店今后升级所要的模块、接口的价格等。
九、合同签订后，成立以酒店总经理为组长、各相关部门负责人为组员的工作小组，不定期召开专题会议，及时了解工作进展情况及存在的问题。
十、建立酒店管理系统培训网。根据软件公司制定的培训计划，在工作小组的领导下，各相关部门指派专人负责酒店系统的培训、管理工作，以保证员工的培训时间和出勤率。总经理必须对培训工作给予充分的关注。
十一、在系统初始化、培训及系统试运行期间，相关部门员工的工作量会有所增加，对此要有心理准备，合理安排日常工作。必要时，需加班加点，强化训练。根据培训情况，组织员工进行模拟考试。
十二、确定酒店管理系统运转的实施方案，要注意最好在系统运行的初期（3-5天），手工与软件系统并行，通过夜审、日审，确保软件系统数据处理的准确性。
十三、电脑房应制定一套与酒店管理系统相适应的工作流程和管理制度，以加强系统的维护和优化。
最后，需要注意的是：在向软件公司提出功能修改要求时，一定要慎重，应该让人适应软件系统而不能让软件系统适应人。因为酒店管理系统在编制过程中，每一个模块、每一个功能、每一个细节都是在酒店专家的指导下反复推敲、逐步形成的，系统中的每一个模块、每一个环节是相互联系、相互制约的。切不可因某一个人的一时冲动，随意要求软件公司对某项功能进行修改，破坏了系统的整体观念。如确有必要修改，也应先想办法适应酒店系统的管理规则，然后将问题整理提交给软件公司，待软件公司统一修改、调整、测试过后，再将系统整体做升级处理。
